Als Betreiber einer Pflegeeinrichtung, ganz gleich ob Pflegeheim, ambulanter Pflegedienst oder einer Tagespflege, ob nun privatgewerblich oder gemeinnützig, sollte es ein zentrales Element des betrieblichen Wirtschaftens sein, „auskömmliche“ Pflegesätze mit den Pflegekassen zu verhandeln. Die Pflegesätze sollten dabei so bemessen sein, dass der Betrieb damit langfristig wirtschaftlich, d.h. zumindest ohne Verluste, betrieben werden kann, aber zusätzlich auch ausreichend Spielraum für einen angemessenen Unternehmerlohn, d.h. Gewinn enthalten ist und sich gleichzeitig wirtschaftliche Risiken aus dem laufenden Geschäftsbetrieb ebenso abdecken lassen. Daneben müssen auch zukünftige Investitionen ermöglicht werden. Zur Berechnung von Vergütungen in der Pflege gibt es eine Vielzahl von Entscheidungen von Schiedsstellen und Gerichten. Insbesondere die Höhe des Gewinns und der Umfang an vorzulegenden Unterlagen zu den innerbetrieblichen Sach- und Personalkosten sind dabei jedoch immer wieder höchst strittig und machen regelmäßig den Gang vor die Schiedsstelle erforderlich. Spätestens hier sollte dringend juristischer Beistand gesucht werden.
Das Ziel von auskömmlichen Pflegesätzen bzw. Vergütungen steht regelmäßig im Konflikt mit den Zielen der Pflegekassen nach einer möglichst kostengünstigen und umfassenden Versorgung ihrer Versicherten. Denn im Interesse ihrer Versicherten und Beitragszahler dürfen sie keine Leistungen finanzieren, die unwirtschaftlich sind oder den Pflegeeinrichtungen übermäßige Gewinne ermöglichen. Die Pflegekassen versuchen daher, möglichst geringe Vergütungen mit den Pflegeeinrichtungen anhand eines Kostenvergleiches mit anderen Pflegeeinrichtungen zu verhandeln und die Gewinnspanne der Betriebe nahe „Null“ oder zumindest sehr gering zu halten. Falls die Pflegeeinrichtungen ihre eigene Kostenstruktur nicht genau kennen oder zu großzügig berechnen, kann es schnell zu einer defizitären Leistungserbringung kommen, insbesondere, wenn sich eigene wirtschaftliche Risiken wie etwa Kundennachfrage oder teure Personalbeschaffung realisieren. Dabei kann es durch ausgehandelte unwirtschaftliche Pflegesätze schnell zur Gefährdung des eigenen Unternehmens kommen. Einmal ausgehandelte Pflegesätze können auch nicht ohne Weiteres gekündigt und neu verhandelt werden.
Daher ist es für alle Betreiber von Pflegeeinrichtungen enorm wichtig, sich regelmäßig mit der Kostenstruktur und den weiteren Wirtschaftsdaten ihres Unternehmens zu beschäftigen, nicht nur kurz vor oder während einer Pflegesatzverhandlung – dort aber natürlich besonders intensiv. Dies gilt ebenso für die Verhandlungen mit den Krankenkassen über die Vergütungen für Leistungen der häuslichen Krankenpflege (SGB V) wie auch für die Verhandlungen mit weiteren Kostenträgern der Sozial- und Eingliederungshilfe (SGB XII).
Viele Betreiber von Pflegeeinrichtungen verhandeln außerdem viel zu selten über neue Pflegesätze, obwohl sich die Kosten über die Jahre kontinuierlich steigern. Gleiches gilt für die gesonderte Berechnung von Investitionskosten. Somit schmilzt der Gewinn schleichend und führt zu Schwächung des gesamten Betriebes. Viele Betriebe befürchten eine Schwächung ihrer Wettbewerbsposition im Markt, wenn gesteigerte Pflegesätze zu höheren Entgelten gegenüber ihren Kunden führen. Dies ist jedoch ein Trugschluss, denn wer Kostensteigerungen nicht regelmäßig in die Pflegesätze und Vergütungen einpreist, verliert mittel- und langfristig an Handlungsspielraum für eigene unternehmerische Entscheidungen und die weitere wirtschaftliche Betätigung. Insbesondere lässt sich der sehr wertvolle Bestand an Fachkräften heutzutage nur langfristig sichern, wenn wettbewerbsfähige Vergütungen gezahlt werden können. Auch die Ausbildung von eigenem Personal lässt sich nur mit ausreichenden wirtschaftlichen Ressourcen erfolgreich durchführen.
SGB XI-Pflegesatzverhandlungen mit den Pflegekassen und SGB V- Vergütungsverhandlungen mit den Krankenkassen sowie Verhandlungen mit anderen Kostenträgern sollten aufgrund der Komplexität der Materie in der Regel nie ohne Hilfe geführt werden. Ansonsten steht man gegenüber den Kostenträgern schnell auf verlorenem Posten und erhält Weniger als man eigentlich benötigt. Die Hilfe sollte entweder durch einen Berufsverband, der die Verhandlungen für viele Einrichtungen gleichzeitig führt, oder aber durch einen mit diesem speziellen Rechtsgebiet vertrauten Rechtsanwalt erfolgen.